Pro efektivní pořízení a zpracování zákaznických objednávek, které jsou pořízeny obchodními zástupci v terénu, nabízí systém Signys dvě řešení - on-line a off-line. Objednávky, které takto vzniknou u obchodních zástupců, jsou elektronicky předávány do centrály společnosti bez nutnosti přepisováni a úprav objednávek.
Při pořizování objednávek má obchodní zástupce k dispozici všechny potřebné údaje o obchodním partnerovi, jeho obraty, cenovou politiku atd. Ceny objednávaného zboží jsou tedy již nastaveny podle partnera. Objednávkový systém bere také v úvahu cenové akce, které jsou nastaveny v centrále společnosti, individuální ceníky partnerů, zalistované zboží atd. Obchodní zástupce nemusí vyhledávat platné ceníky a kontrolovat cenu partnera. Objednávka, kterou pořídí, je shodná s objednávkou, která by byla pořízena přímo v systému Signys.
V případě, že má obchodní zástupce právo změny prodejní ceny, může být v objednávkovém systému nastavena kontrola na prodejní cenu tak, aby byly dodržovány maximální slevové podmínky, dané centrálou.
V centrále jsou objednávky přijímány bez nutnosti zpětné kontroly a editace a jsou ihned připraveny k vykrytí. Vykrytí objednávek může být prováděno přímo v centrále s návazností na rozvoz pomocí dopravních služeb či vlastních zásobovacích aut nebo mohou být tyto objednávky podkladem pro přímý závoz zákazníků pomocí distribučního systému Signys.
Obchodní zástupce může navíc při pořizování objednávek či návštěvě zákazníka zadávat do systému poznámky k návštěvě, dodávce zboží atd.
Při použití on-line objednávkového systému Signys pořizuje obchodní zástupce zákaznické objednávky přes internetový prohlížeč. Po přihlášení do privátního objednávkového systému společnosti obchodní zástupce pořídí danému zákazníkovi objednávku, která je ihned zaznamenána do centrální databáze. Obsluha v centrále společnosti má tak k dispozici ihned aktuální data z terénu, stejně jako obchodní zástupce má okamžitě k dispozici aktuální data z centrály (změny v cenách zboží, platební morálce zákazníka atd).
On-line objednávkový systém je založen na používání zařízení typu notebook, netbook, tablet, smart phone atd.
Pro obchodní zástupce, u kterých nelze spoléhat na stálé připojení k internetu, je možné využívat off-line objednávkový systém. Tento systém je založen na dávkovém přenosu dat mezi obchodním zástupcem a centrálou. Obchodní zástupce má k dispozici data o partnerovi, jeho objednávkách, pohledávkách, stavu skladu, cenách zboží, slevách atd. Při pořizování objednávek jsou dodržovány všechny funkce systému Signys. Doklady tedy vznikají datově stejně, jako by vznikaly přímo v systému Signys. Takto vytvořené doklady je možné v terénu i tisknout. Vystavené doklady jsou při spojení s centrálou přenášeny do systému Signys.
Objednávky jsou pořizovány pomocí aplikace v zařízeních se systémem Android.
Mám zájem o více informací!Systém Signys disponuje mobilní aplikací pro řízení skladů, pro logistiku a rozvozy - Signys Logistics. Aplikace podporuje skladové operace příjmu, výdeje, zaskladnění, převodu zboží. Pomáhá při expedici zboží (nakládky, pickování) a zároveň je používána při rozvozech a potvrzování zásilek.
Jedná se o on-line aplikaci, napojenou přímo na skladovou a obchodní část IS Signys. Veškeré operace jsou prováděny v reálném čase. Údaje se okamžitě načítají ze systému Signys a úkony, provedené ve čtečce, se ihned do systému zapisují. Uživatel systému Signys má tak ihned informace o probíhajících pracích na skladě a pracovník na skladě či na rozvozu naopak okamžitě k dispozici doklady a aktuální údaje z centrály.
Ovládání aplikace a pracovní postupy jsou optimalizovány, aby nedocházelo ke zbytečným úkonům či zobrazování nepotřebných informací. Jednotlivé operace jsou velice efektivní s ohledem na skutečný provoz na skladě či v terénu. Veškeré operace probíhají prioritně snímáním čárových kódů, je však možné provádět operace i přímým zadáním operátorem.
Aplikace je určena pro mobilní zařízení s operačním systémem Android.
Signys Logistics je modulární. Nastavení příslušných modulů, stejně jako přístupová práva, se provádí v IS Signys.
Aplikace umožňuje také lokalizaci prostředí (čeština, angličtina, němčina, bulharština, rumunština …)
V aplikaci lze nezávisle na pracovních režimech vyhledávat a zobrazovat zboží. U položky jsou uvedeny základní potřebné údaje včetně stavu skladů, skladové pozice, dokumenty ke zboží, obrázky atd. Vyhledávání zboží může být jak čárovými kódy, tak ručně podle libovolného údaje.
Veškeré režimy aplikace podporují práce se skladovými lokacemi (skladové pozice, skladová místa, adresné sklady). Zboží tak může být pomocí čtečky zaskladněno na konkrétní místo nebo naopak může probíhat vyskladnění z konkrétních pozic. Obsluha na skladě si může zobrazit obsah konkrétní skladové lokace či dohledat zboží, na které lokaci se nachází.
V případě, že se zboží skládá z více balicích jednotek (více balíků), mohou být režimy nastaveny pro práci s balíky. Při kontrolách – zaskladnění – vyskladnění – expedici – rozvozech jsou pak prováděny kontroly na počet balíků a případně i na souhlasný počet druhů balíků. Veškeré informace, pořízené v aplikaci, jsou opět ihned zapsány na doklady do systému Signys.
Příjem zboží pomocí mobilní aplikace může být prováděn kompletně včetně pořízení dokladu nebo jen formou fyzické kontroly zboží a zaskladnění. V případě kompletní tvorby dokladu jsou dodržovány postupy z IS Signys – možnost tvorby tuzemského i zahraničního příjmu a pokud je příjem na základě vydané objednávky, dochází k vykrývání položek objednávek. To vše v reálném čase. Druhý způsob příjmu zboží je založen na kontrole zboží podle dokladu z centrály a případné zaskladnění na skladové pozice. Jedno zboží může být pomocí aplikace zaskladněno i na více skladových pozic. Na jednom příjmovém dokladu může pracovat i více operátorů. Informace o kontrole příjmu a zaskladnění jsou opět ihned zapisovány do skladové evidence IS Signys. V případě, že se zboží skládá z více balicích jednotek (více balíků), je možné zavést kontrolu příjmu či zaskladnění i na počet balíků.
Režimy pickování a nakládky zboží umožňují kontrolu a expedici zboží na základě vystavených skladových dokladů. Expedice může probíhat v oddělených krocích – vyskladnění z pozic na přípravné místo a samotná nakládka na auto. Kontrola zboží se ihned propisuje na položku skladového dokladu do IS Signys. Oba režimy mají své kontrolní příznaky, takže je k dispozici přehled o již připravených, zkontrolovaných a expedovaných položkách V případě, že se zboží skládá z více balicích jednotek (více balíků), je možné zavést kontrolu i na počet balíků.
Aplikace Signys Logistics podporuje přípravu expedice i podle rozvozů – typu dopravy, oblastí rozvozu, SPZ aut. Pokud je používán plánovač tras, je zboží do auta nakládáno podle výdeje na trase. Mobilní aplikace umožňuje i zobrazení pořadí závozu. Při samotném rozvozu je možné využít i režimu potvrzení předání zboží, které je zakončeno podpisem zákazníka na dokladu v aplikaci. Údaje jsou opět ihned zapsány do IS Signys včetně podpisu, datumu, přesného času a souřadnic, kdy a kde bylo zboží předáno a potvrzeno převzetí. Převzaté doklady je možné v centrále on-line vykreslovat přímo na mapě.
Distribuční systém Signys je určen pro ambulantní prodej u zákazníků a pro závoz zákazníků na základě objednávek. Výdajové a prodejní doklady, které vzniknou v terénu, jsou elektronicky předávány do centrály společnosti bez nutnosti přepisováni a úprav.
Ambulantní prodej – neboli přímý prodej z rozvozových aut – je možné provádět jak na zjednodušené daňové doklady, tak na dodací listy s možností přímé fakturace. U prodejů pro stálé zákazníky (tzv. adresný prodej) jsou k dispozici veškeré informace o zákazníkovi (historie prodejů, dlužné doklady atd.) a brány v úvahu jeho cenové podmínky, nastavené v centrále společnosti. Při prodeji lze také zaznamenávat poznámky k zákazníkům.
Při závozu zákazníků na základě objednávek dochází k vystavování výdejních dokladů na místě u zákazníka. Jako podklad pro výdej slouží objednávky zákazníka z centrály. Prodejce má k dispozici data o partnerovi, jeho objednávkách, pohledávkách, stavu skladu, cenách zboží, slevách atd. Při pořizování dokladů jsou dodržovány všechny funkce systému Signys. Doklady tedy vznikají datově stejně, jako by vznikaly přímo v systému Signys. Takto vytvořené doklady je možné v terénu i tisknout.
Distribuční systém lze přímo spojit s mobilním objednávkovým systémem. V případě, že pracovník společnosti nejen přijímá objednávky, ale i prodává zboží, pracuje pak pouze s jednou aplikací.
Mám zájem o více informací!Zakázka v IS Signys slouží k evidenci díla, sjednaného pro partnera a údajů s tím souvisejících. Doklad „Zakázka“ je možno později vyhodnocovat či analyzovat z pohledu všech dokladů a položek, které k zakázce patří (pracovníci, činnosti, čas, příjem zboží, objednávka, výdej zboží, fakturace, prodejní částky, nákupní, počty, sumy atd.).
Ke každé zakázce je možné evidovat práce, na ní vykonávané. U každého pracovního záznamu zakázky je uvedeno datum provedení, jméno pracovníka, druh činnosti, doba trvání a v případě fakturovaných položek může být uvedena i fakturovaná částka. Tyto záznamy mohou sloužit jako podklad pro fakturaci zakázky a výpočet mezd.
Podle dokladu „Zakázka“ lze také účtovat, takže v systému je potom možno nahlížet na účetní data a účetní analýzy z pohledu jednotlivých zakázek.
Modul zakázky účelně využívá ostatních modulů v systému Signys. Každá zakázka má přímou vazbu s adresářem firem, položkami příjemek, objednávek, výdejek a faktur. Tato provázanost poté umožňuje uživateli analýzy zakázek z mnoha různých hledisek – finančních, množstevních, podle partnerů, podle zboží atd.